Hva skal vi utvikle for deg?

Når en leder fordeler et oppdrag, må den som skal utføre det, vite hva som forventes, når fristen er, og hvor de relevante detaljene finnes. Samtidig trenger lederen å se hvordan arbeidet går, hvem som har ansvaret, og om noe krever oppmerksomhet. En felles applikasjon kunne samle oppdrag, tidsplaner og ansvar på ett sted. Oppdrag kan fordeles, fremdrift følges og utført arbeid registreres uten at alle trenger tilgang til den samme informasjonen. Tilgangene kan gjenspeile hver persons rolle, slik at ansatte og ledere får de delene av systemet som er relevante for arbeidet deres.

Å motta en faktura er ofte starten på en prosess, ikke slutten. Den må kanskje kontrolleres, godkjennes, få vedlagt dokumentasjon eller bekreftes betalt. Når opplysningene ligger spredt i mapper, e-poster og ulike systemer, kan det kreve mer arbeid enn nødvendig å finne ut hva som er godkjent eller betalt. En skreddersydd applikasjon kunne samle fakturaer, utgifter og tilhørende bilag, registrere godkjenningstrinn og følge betalingsstatus. Relevant informasjon kunne også klargjøres for regnskapsverktøyene du allerede bruker. Før vi bestemmer hvordan dette skal fungere, avklarer vi økonomirutiner, rapporteringskrav og ansvar sammen med dem som håndterer disse oppgavene.

Hvilke bestillinger venter fortsatt på å bli fullført? Hvor mye arbeid er ferdig? Hvor lang tid tar bestemte oppdrag? Dette er spørsmål et rapporteringssystem bør hjelpe med å besvare, uten at noen må sette sammen informasjonen manuelt. Ved å bruke registreringer fra det daglige arbeidet kunne en applikasjon vise utestående bestillinger, fullførte oppdrag og tid brukt på ulike aktiviteter. Filtre ville la brukerne undersøke informasjonen de trenger, mens eksport kunne gjøre den tilgjengelig andre steder. Før vi bestemmer hva som skal være med i en rapport, avklarer vi hva hvert tall betyr, og hvilke forretningsbeslutninger det skal støtte. Det har liten verdi å vise tall bare fordi de kan måles.

En kundeforespørsel blir godtatt. Noen oppretter et oppdrag, sender detaljene til riktig team og sørger for at neste oppgave er klar. Hvert steg kan være enkelt i seg selv, men prosessen blir vanskeligere å følge når fremdriften avhenger av at folk husker hver overlevering. En applikasjon kunne håndtere rutinedelene av dette forløpet: opprette et oppdrag når en forespørsel godtas, varsle ansvarlig team og forberede neste oppgave. Vi definerer betingelsene som utløser hver handling, unntakene som trenger oppmerksomhet, og punktene der godkjenning er nødvendig. Målet er å redusere gjentakende arbeid uten å ta beslutningene fra dem som har ansvaret for dem.

En bestilling fra en nettbutikk må kanskje også registreres i et lagersystem, nå frem til dem som klargjør leveringen, og være synlig for den som svarer på en kundehenvendelse. Når verktøyene fungerer hver for seg, kan ansatte ende opp med å legge inn, kontrollere eller rette de samme bestillingsopplysningene flere ganger. Ved å koble systemene sammen kunne relevante ordreoppdateringer flyte mellom nettbutikken, lageroversikten og kundeportalen uten gjentatt manuell registrering. Hva som kan kobles sammen, avhenger av grensesnittene hvert system tilbyr. Vi undersøker grensesnittene, nødvendige tilgangstillatelser og hvordan mislykket datautveksling skal håndteres, før vi avtaler integrasjonen. Slik utformes koblingen rundt informasjonen som faktisk må flyttes mellom systemene.