Hvad skal vi udvikle til dig?

Når en leder tildeler en opgave, skal den, der udfører den, vide, hvad der forventes, hvornår den skal være færdig, og hvor de relevante detaljer findes. Samtidig skal lederen kunne se, hvordan arbejdet skrider frem, hvem der har ansvaret, og om noget kræver opmærksomhed. En fælles applikation kunne samle opgaver, tidsplaner og ansvar ét sted. Opgaver kan fordeles, fremdrift følges og udført arbejde registreres, uden at alle behøver adgang til de samme oplysninger. Rettigheder kan afspejle den enkeltes rolle og give medarbejdere og ledere adgang til de dele af systemet, der er relevante for deres arbejde.

At modtage en faktura er ofte begyndelsen på en proces snarere end afslutningen. Den skal måske kontrolleres, godkendes, forsynes med bilag eller have betalingen bekræftet. Når oplysningerne ligger spredt i mapper, e-mails og forskellige systemer, kan det kræve mere arbejde end nødvendigt at finde ud af, hvad der er godkendt eller betalt. En skræddersyet applikation kunne samle fakturaer, udgifter og tilhørende bilag, registrere godkendelsestrin og følge betalingsstatus. Relevante oplysninger kunne også klargøres til dine eksisterende regnskabsværktøjer. Før vi fastlægger, hvordan det skal fungere, afklarer vi økonomiske procedurer, rapporteringskrav og ansvar med de personer, der håndterer dem.

Hvilke ordrer venter stadig på at blive færdiggjort? Hvor meget arbejde er afsluttet? Hvor lang tid tager bestemte opgaver? Det er den slags spørgsmål, et rapporteringssystem skal hjælpe med at besvare, uden at nogen skal samle oplysningerne manuelt. Med udgangspunkt i registreringer fra det daglige arbejde kunne en applikation vise udestående ordrer, afsluttede opgaver og tid brugt på de enkelte aktiviteter. Filtre ville lade brugerne undersøge de oplysninger, de har brug for, mens eksport kunne gøre dem tilgængelige andre steder. Før vi beslutter, hvad der hører hjemme i en rapport, fastlægger vi, hvad hvert tal betyder, og hvilke forretningsbeslutninger det skal understøtte. Det giver ikke meget værdi at vise tal, blot fordi de kan måles.

En kundeforespørgsel accepteres. Nogen opretter en opgave, sender detaljerne til det rette team og sørger for, at næste opgave er klar. Hvert trin kan være enkelt i sig selv, men processen bliver sværere at følge, når fremdriften afhænger af, at folk husker hver overdragelse. En applikation kunne håndtere rutinedelene i forløbet: oprette en opgave, når en forespørgsel accepteres, give det ansvarlige team besked og forberede næste opgave. Vi definerer de betingelser, der udløser hver handling, de undtagelser, der kræver opmærksomhed, og de punkter, hvor godkendelse er nødvendig. Formålet er at mindske gentaget arbejde uden at tage beslutningerne fra dem, der har ansvaret for dem.

En ordre fra en webshop skal måske også registreres i et lagersystem, nå frem til dem, der klargør leveringen, og være synlig for den, der besvarer en kundehenvendelse. Når værktøjerne fungerer hver for sig, kan medarbejderne ende med at indtaste, kontrollere eller rette de samme ordreoplysninger flere gange. En forbindelse mellem systemerne kunne lade relevante ordreopdateringer gå mellem webshoppen, lagerregistreringerne og kundeportalen uden gentagen manuel indtastning. Hvad der kan forbindes, afhænger af de grænseflader, hvert system stiller til rådighed. Vi undersøger grænsefladerne, de nødvendige adgangsrettigheder og håndteringen af mislykket dataudveksling, før vi aftaler integrationen. Dermed tilpasses forbindelsen de oplysninger, der faktisk skal flyttes mellem systemerne.