Šta možemo napraviti za vas?

Kada rukovodilac dodijeli posao, osoba koja ga obavlja treba znati šta se očekuje, koji je rok i gdje može pronaći potrebne detalje. Rukovodilac istovremeno treba vidjeti kako posao napreduje, ko je odgovoran i zahtijeva li nešto pažnju. Zajednička aplikacija mogla bi objediniti zadatke, rasporede i odgovornosti. Poslovi se mogu dodjeljivati, napredak pratiti, a završeni rad evidentirati bez potrebe da svi pristupaju istim informacijama. Dozvole mogu pratiti ulogu svake osobe, tako da zaposlenici i rukovodioci koriste dijelove sistema relevantne za njihov rad.

Prijem fakture često je početak procesa, a ne njegov kraj. Možda je treba provjeriti, odobriti, priložiti dokumente ili potvrditi plaćanje. Kada su te evidencije raspoređene po fasciklama, emailovima i različitim sistemima, utvrđivanje šta je odobreno ili plaćeno može zahtijevati više rada nego što bi trebalo. Aplikacija po mjeri mogla bi držati fakture, troškove i prateće dokumente na jednom mjestu, evidentirati faze odobravanja i pratiti status plaćanja. Relevantne informacije mogle bi se pripremati i za vaše postojeće računovodstvene alate. Prije definisanja načina rada, s osobama koje vode te poslove utvrđujemo finansijske procedure, zahtjeve izvještavanja i odgovornosti.

Koje narudžbe još nisu završene? Koliko je posla obavljeno? Koliko traju pojedini zadaci? Sistem izvještavanja treba pomoći da se odgovori na takva pitanja bez ručnog sastavljanja informacija. Koristeći evidencije nastale svakodnevnim radom, aplikacija bi mogla prikazivati otvorene narudžbe, završene poslove i vrijeme utrošeno na pojedine aktivnosti. Filteri bi omogućili pregled potrebnih informacija, a izvoz podataka njihovo korištenje drugdje. Prije određivanja sadržaja izvještaja utvrđujemo šta svaki podatak znači i koje poslovne odluke treba podržati. Prikazivanje brojeva samo zato što se mogu izmjeriti ima malo vrijednosti.

Zahtjev klijenta je prihvaćen. Neko otvara radni nalog, prosljeđuje detalje odgovarajućem timu i osigurava da je naredni zadatak spreman. Svaki korak može biti jednostavan sam za sebe, ali proces je teže pratiti kada napredak zavisi od toga hoće li se ljudi sjetiti svake primopredaje. Aplikacija bi mogla preuzeti rutinske dijelove tog slijeda: otvoriti nalog nakon prihvatanja zahtjeva, obavijestiti odgovorni tim i pripremiti naredni zadatak. Definišemo uslove koji pokreću svaku radnju, izuzetke koji zahtijevaju pažnju i tačke na kojima je potrebno odobrenje. Cilj je smanjiti ponavljajući rad, bez oduzimanja odluka ljudima koji su za njih odgovorni.

Narudžba iz online prodavnice možda treba biti evidentirana i u sistemu zaliha, doći do osoba koje pripremaju dostavu i biti vidljiva osobi koja odgovara na upit kupca. Kada ti alati rade odvojeno, zaposlenici mogu više puta unositi, provjeravati ili ispravljati iste podatke o narudžbi. Povezivanje sistema moglo bi omogućiti razmjenu relevantnih izmjena narudžbe između prodavnice, evidencije zaliha i korisničkog portala bez ponovljenog ručnog unosa. Mogućnosti povezivanja zavise od interfejsa koje svaki sistem nudi. Prije dogovora o integraciji pregledamo te interfejse, potrebne dozvole pristupa i način postupanja kada razmjena ne uspije. Tako se povezivanje definiše prema informacijama koje se zaista trebaju prenositi između sistema.